Descarte correto de documentos otimiza espaços na Prefeitura de Vitória

A Secretaria de Gestão e Planejamento (Seges) tem dado orientações sobre o correto descarte de documentos que já cumpriram o prazo legal de guarda. Muitos poderiam ser eliminados desde a década de 1980, mas encontram-se arquivados, ocupando espaços que deveriam ser utilizados para melhor atender às necessidades de distribuição de postos de trabalho.

O trabalho é feito por meio da Gerência de Apoio Logístico e Transporte – SEGES/GALT – e da Comissão Central de Avaliação de Documentos – CCAD.

Foram realizadas as seguintes ações durante o ano de 2022:

1.  Realização do IV Seminário Municipal de Gestão de Documentos Públicos: Tabela de Temporalidade e SIPAD, com o total de 192 participantes distribuídos em cinco turmas com servidores de diversas secretarias;
2.  Publicação de 132 editais de eliminação de documentos que correspondem a 20 mil caixas box de arquivos, totalizando 12 milhões de documentos, número esse 6 vezes maior que nos anos de 2019 a 2021;
3.  Foram liberados os seguintes espaços físicos: 165m no Palácio Jerônimo Monteiro; 18,62 m2 no CIAC ; 20 m2 na Casa do Cidadão e 267 m2 na SEMUS, totalizando 470,62 m2, o que equivale a uma sala com 20 pessoas aproximadamente.

A coordenadora de Protocolo e Arquivo, Shirley Conceição Vita, falou “que é muito importante a aplicação da tabela de temporalidade para que os documentos tenham sua destinação correta e não ocorra acúmulo de massa documental”.

A Secretaria de Saúde, por exemplo, iniciou o trabalho de análise documental em julho deste ano, o que gerou 15 editais de eliminação, que correspondem a 10 mil caixas box, totalizando 6 milhões de documentos.

A grande participação de servidores no IV Seminário Municipal de Gestão de Documentos Públicos: Tabela de Temporalidade e SIPAD e o comprometimento dos mesmos foi importante para o alcance do bom resultado.

A subsecretária de Apoio Estratégico da Semus, Magda Cristina Lamborghini, destacou que “o trabalho da aplicação da tabela de temporalidade continuará no ano de 2023, e a estimativa é de eliminar, aproximadamente, mais 5 mil caixas box, totalizando 3 milhões de documentos”.

A coordenadora da CCAD, Luciana Rocha Barbosa Moreira, orientou que “os setores podem entrar em contato com a comissão por meio do e-mail ccad@vitoria.es.gov.br  para obterem informações sobre os procedimentos para realização de eliminação de documentos”.